Firma digitale: per quali professionisti è obbligatoria

La firma digitale è ormai uno degli strumenti centrali nei rapporti tra professionisti, imprese, Pubblica Amministrazione e sistemi telematici. Non si tratta soltanto di una soluzione tecnologica per firmare documenti senza carta, ma di un presidio giuridico che consente di attribuire pieno valore legale a un atto informatico. Il punto, però, è capire quando diventa obbligatoria: in Italia non esiste un obbligo unico e indistinto per tutti i professionisti, ma l’utilizzo della firma digitale è richiesto in numerosi procedimenti telematici, soprattutto quando l’attività professionale comporta il deposito, la trasmissione o la sottoscrizione di documenti con valore legale.

Perché la firma digitale è importante per i professionisti

Per chi lavora con atti, pratiche, contratti, documenti tecnici o comunicazioni ufficiali, la firma digitale rappresenta uno strumento di certezza. Permette di identificare il firmatario, garantire l’integrità del documento e impedire che il contenuto venga modificato dopo la sottoscrizione. In questo senso, la firma digitale è diventata una componente ordinaria dell’attività professionale, perché consente di gestire da remoto pratiche che un tempo richiedevano presenza fisica, carta e archivi tradizionali. Come evidenziato ad esempio da Tinexta Infocert, azienda leader nei servizi di Digital Trust, la firma digitale rappresenta non solo una soluzione indispensabile per i professionisti che vogliono garantire autenticità e integrità ai documenti, ma uno strumento capace di ottimizzare le tempistiche e velocizzare i processi burocratici.

Per quali professionisti è obbligatoria

L’obbligo di firma digitale riguarda soprattutto i professionisti e i soggetti che operano in procedimenti nei quali la normativa richiede la sottoscrizione elettronica qualificata degli atti. Il riferimento generale è il Codice dell’Amministrazione Digitale, secondo cui il documento informatico sottoscritto con firma digitale o con altra firma elettronica qualificata può soddisfare il requisito della forma scritta e assumere valore legale. A livello europeo, il quadro è definito dal Regolamento eIDAS, aggiornato dal Regolamento UE 2024/1183, che disciplina firme elettroniche, sigilli elettronici e servizi fiduciari qualificati. Tra le categorie più direttamente coinvolte rientrano:

• Notai: il D.Lgs. 110/2010 stabilisce che il notaio, per l’esercizio delle proprie funzioni, deve munirsi di firma digitale;
• Avvocati e soggetti abilitati al processo telematico: la firma digitale è necessaria per il deposito degli atti e per la gestione dei documenti informatici nei sistemi della giustizia;
• Commercialisti ed esperti contabili: la firma digitale è richiesta per il deposito dei bilanci, le pratiche societarie e gli adempimenti trasmessi al Registro delle Imprese, nei casi in cui il professionista agisce come soggetto incaricato secondo le norme applicabili;
• Consulenti del lavoro: devono dotarsi di firma digitale quando svolgono adempimenti telematici che richiedono la sottoscrizione di documenti informatici verso enti, amministrazioni o piattaforme digitali, senza però confondere questo caso con la disciplina specifica dei professionisti incaricati presso il Registro Imprese;
• Medici e professionisti sanitari: la firma digitale assume rilievo quando producono o validano documenti clinici destinati all’alimentazione del Fascicolo Sanitario Elettronico, come referti, verbali di pronto soccorso e lettere di dimissione;
• Ingegneri, architetti, geometri, periti e geologi: devono utilizzarla quando sottoscrivono progetti, relazioni tecniche, pratiche edilizie, istanze SUAP/SUE o documenti da trasmettere agli sportelli telematici della Pubblica Amministrazione;
• Legali rappresentanti, amministratori, liquidatori, sindaci e titolari d’impresa: la firma digitale è necessaria per sottoscrivere pratiche societarie, depositare atti, comunicare variazioni e completare adempimenti telematici presso il Registro delle Imprese e il REA. In seguito alla progressiva eliminazione della procura speciale, la sottoscrizione digitale diretta del soggetto obbligato o legittimato è diventata sempre più rilevante.

In tutti questi casi, è bene sottolinearlo, più che un obbligo astratto legato alla qualifica professionale la firma digitale diventa necessaria quando l’attività richiede la sottoscrizione e l’invio di documenti informatici con pieno valore legale.

Come si attiva

L’attivazione della firma digitale è una procedura semplice e può essere completata anche online. In genere, il professionista deve:

• scegliere un prestatore di servizi fiduciari qualificato, autorizzato al rilascio dei certificati di firma;
• individuare la soluzione più adatta alla propria attività, tra dispositivo fisico, come smart card o token USB, e firma remota;
• completare il riconoscimento dell’identità, tramite SPID, CIE, video riconoscimento o altra modalità prevista dal fornitore;
• ricevere il certificato di firma digitale e iniziare a utilizzarlo per sottoscrivere documenti, inviare pratiche telematiche e gestire gli adempimenti professionali.

In un contesto in cui procedure amministrative, rapporti con la PA e scambi professionali si svolgono sempre più online, dotarsi di una firma digitale non è solo un obbligo in molti casi operativi, ma anche una condizione essenziale per lavorare in modo più efficiente e conforme alle regole.

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